機能別操作ガイド

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VOICE NOTE
カテゴリー

アンケートの作成

01新しいイベントを作成する

①一般機能の「VOICE NOTE」を開きます。
②画面右上にある、「新しいイベントの追加」をクリックします。

③設定画面がポップアップされるので、イベント名を入力して下の「保存」をクリックします。

02イベントを編集する

①一般機能の「VOICE NOTE」を開きます。

②イベント一覧画面が開くので、編集したいイベントにカーソルをあわせます。
イベントの右上に表示される歯車マークをクリックし、「イベント編集」を選択します。

③編集画面がポップアップされます。
編集が終了したら下の「保存」をクリックします。

  • カテゴリ・・・イベントごとにカテゴリを登録することができます。
  • 説明文・・・イベントの説明文を入力することができます。
  • ファイル添付・・・回答者向けの参考情報としてファイルを2つまで添付することができます。
  • 公開範囲・・・イベントの公開範囲を設定することができます。

03イベントをコピーする

①一般機能の「VOICE NOTE」を開きます。

②イベント一覧画面が開くので、コピーしたいイベントにカーソルをあわせます。イベントの右上に表示される歯車マークをクリックし、
「イベントコピー」を選択します。
③イベント編集画面がポップアップされるので、イベント名を入力して「保存」をクリックします。


04調査票を作成する

①一般機能の「VOICE NOTE」を開きます。

②イベント一覧画面が開くので、調査票を作成したいイベントにカーソルをあわせます。
イベントの右上に表示される歯車マークをクリックし、「調査票作成」をクリックします。
③調査票作成画面に遷移します。下に表示されるパーツ一覧の中から、質問項目に応じたパーツを選択してドラッグ&ドロップで設置します。
④質問項目の作成が完了したら、左上の「保存」をクリックします。


  • テキストエリア・・・テキストで回答を入力します。
  • プルダウンリスト・・・プルダウン選択肢から回答を択一で選択します。
  • ラジオボタン・・・ラジオボタン選択肢から回答を択一で選択します。
  • チェックボックス・・・チェックボックス選択肢から回答を複数選択できます。
  • メッセージ・・・回答にあたっての注意事項等を記載できます。
  • ファイルアップロード・・・回答者がファイルをアップロードできます。
  • カレンダー・・・回答者が日付を選択できます。

⑤選択肢のある質問項目を作成する場合は、パーツを設置したあとに右側の「歯車」マークをクリックします。
⑥設定画面がポップアップされるので、選択肢を入力して「変更を反映する」をクリックします。


  • 「この質問にファイルを添付する」にチェックを入れると、ドロップ画面が開き、1つの設問に対し、最大5つまでファイルを添付できます。

05回答者を編集する

①一般機能の「VOICE NOTE」を開きます。

②イベント一覧画面が開くので、回答者を編集したいイベントにカーソルをあわせます。イベントの右上に表示される歯車マークをクリックし、
「回答者の設定」を選択します。
③下段にメンバー一覧が表示されるので、回答者を選択し、上段にドロップして登録します。
一度登録したメンバーを削除する場合は、上段のメンバー一覧の中から対象者にカーソルを合わせて顔写真右上の「×」ボタンをクリックします。
回答者の編集が終了したら、上部の「回答者の設定を終了する」をクリックします。


06VOICE NOTE テンプレート機能

多様なカテゴリのアンケート事例の中から使いたいイベントを
そのまま自社環境に登録して社員アンケートを実施したり、
各社様の用途にあわせてご活用いただけます!

①VOICE NOTEから「テンプレートを確認」をクリックします。

②登録されたテンプレート一覧が表示されます。

参照したいイベントにカーソルを合わせると、「このテンプレートを使用する」「解説を表示」
「プレビュー」が表示されます。

③「解説を表示」をクリックすると、テンプレートの概要や目的などの解説が表示されます。「閉じる」ボタンで一覧画面に戻ります。

④「プレビュー」をクリックすると、テンプレートのアンケートフォームが表示され、内容をご確認いただけます。「閉じる」ボタンで一覧画面に戻ります。

⑤「このテンプレートを使用する」をクリックすると、以下の画面が表示されます。

⑥テンプレートを使用する場合、「実行」ボタンをクリックします。

⑦実行したテンプレートがVOICE NOTEの一覧画面に反映されます。

  • ご利用には、「VOICE NOTE」メニューの利用権限とデータ追加権限を設定する必要があります。
  • 利用権限―管理者機能トップ>アクセス管理>使える機能>1.機能メニュー
    >VOICE NOTEを「利用可能」にする
  • データ追加権限―管理者機能トップ>アクセス管理>その他の設定>3. データ追加
    >VOICE NOTEを「作成可」にする

07匿名設定のイベントを作成する

管理者(Adm)ユーザーやイベントオーナーでも回答者の特定ができなくなる「VOICE NOTE」の設定です。 匿名設定のイベントでは、回答者が無記名の状態でアンケートへの回答が行えるので、社員のよりリアルな声を収集したいイベントなどで効果的にご利用いただけます。

 

匿名設定の「VOICE NOTE」イベントの特徴

  • アンケート開始後はイベントオーナーや管理者(Adm)ユーザーでも回答者を特定することはできません。
  • 匿名アイコンが表示され、調査票にも「回答者が特定できない」旨の注記が挿入されます。
  • PROFILE BOOKのメンバー詳細画面から匿名設定イベントの回答内容は閲覧できません。
  • 回答者一覧画面に回答者名、社員番号といった個人を特定できる情報は表示されません。
  • 回答者一覧画面で所属、詳細条件など、個人を特定できるような絞り込み検索はできません。
  • CSV出力時は回答者名、社員番号並びにPROFILE BOOKの基本情報など、個人を特定できる情報は表示されません。
  • イベント作成後に匿名設定を解除することはできません。

 

通常イベントと匿名設定時の操作差異

ステータス変更 回答者設定 回答閲覧 イベント
編集
CSVダウンロード
匿名設定なし 自由に変更可 「回答受付中」まで可 「終了」時はアクセス管理の設定に従う 「終了」時も可 「終了」時はアクセス管理の設定に従う
匿名設定あり 1人でも回答者がいると「開始前」には戻せない 1人でも回答者がいると変更不可 「終了」時は閲覧不可 「終了」時は不可 「終了」時は管理者(Adm)権限でのみ可


 

匿名イベントの作成方法

イベント作成時に「回答者を匿名とする」にチェックを入れます。
※「匿名回答」は新規イベント作成時のみ設定できます。途中での設定追加、解除はできません。

 
匿名設定で作成されたイベントは以下のようなアイコンが表示されます。

 
調査票作成時には以下のような「回答者が特定できない」旨の注記が自動で挿入されます。

その他の設定方法は「匿名設定なし」のイベントと同様ですので、詳細はこちらからご確認ください。
 

回答者の確認

回答者一覧画面では、回答者がマスキングされた状態で表示されます。
既に回答済みの対象者には自動で回答者番号が割り振られます。

 
<ラインビュー表示時>

 

回答チャートの確認

回答内容の閲覧のみが可能です。
回答内容ごとの対象者は表示されません


 

メール送信

無記名アンケートのため、未回答の対象者のみにメールを送ることはできません。
イベント歯車>「メール送信」より回答者全員にメールを送付してください。

 
本文に無記名回答である旨が自動で挿入されます。

 

CSVダウンロード

 
・回答者番号
・回答ステータス
・回答内容
のみがダウンロードされます。なお、CSVアップロードは行えません。
 

イベント終了後の回答閲覧

ステータスが「終了」となったイベントの回答はカオナビ管理者やイベントオーナーも閲覧できません。
アクセス管理>見える情報>3.VNの終了後公開範囲設定を変更することもできません。

※管理者は「〇」と表示されますが、回答者一覧画面や「PROFILE BOOK」から回答を閲覧することはできません
 

注意事項

以下のような運用を行った場合は、匿名性を担保することはできません。

  • 回答者により、回答欄に個人が特定できるような情報を入力された場合
  • 回答者が1名しかいないイベントを実施した場合
  • 回答者が数名、かつ回答者の属性が判別できるような設問があるイベントを実施した場合

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