機能別操作ガイド

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SMART REVIEW
カテゴリー

評価イベントの作成

01イベントを作成する

新しいイベントを作成する

①一般機能の「SMART REVIEW」を開きます。

②画面右上にある、「新しいイベントの追加」をクリックします。

③設定画面がポップアップされるので、下記の項目を入力して「保存」をクリックします。

  • イベントタイトル・・・イベントタイトルとして表示します。
  • イベント作成者・・・当該イベントの管理者権限を有しています。
  • カテゴリ・・・イベントを仕分ける機能です。
  • 補足説明・・・イベントタイトルの下に表示します。
  • ファイル添付・・・添付ファイルで、補足説明などが必要な場合に添付します。

イベントを編集する

①一般機能の「SMART REVIEW」を開きます。

②イベント一覧画面が開くので、編集したいイベントの右上の「メニューアイコン」をクリックし、「イベント編集」を選択します。

③編集画面がポップアップされるので、編集が終了したら下の「保存」をクリックします。

02ワークフローを設計する

ワークフローを設計する(概念)

評価イベントの流れと登場人物を、ワークフロー設計画面で定義します

  • フェーズとは、管理者が進行させるステータスです。 各参加者は、フェーズ内の最終アクションまで進行できます。 例えば、一次評価者が目標承認を完了しても、管理者がフェーズを「目標設定」から「期末評価」へ遷移させない限り、 自己評価を入力できません。
  • アクションとは、フェーズ内で行う個別アクションです。
  • 参加者とは、アクションを行う人物です。対象者(=被評価者)は1名のみです

ワークフロー設計画面

①フェーズを追加します。開始前と終了は変更できません。
②参加者を追加します。
③アクションを追加します。詳細は下部の「アクションに関する設計画面」を参照ください。
④アクションを行う参加者を設定します。ドラッグ&ドロップで操作します。1つのアクションに、複数の参加者を設定することもできます。

「開始前」「終了」→カオナビ管理者とイベント作成者しか閲覧できません。 イベントステータスを「終了」にし公開範囲設定をすることで、他ユーザーに公開できます。(公開範囲を設定する参照)

アクションに関する設計画面

このアクションに設定された参加者がアクション完了(確定ボタン押下)したときの動作を選択できます。

①このアクションに複数の参加者が設定されている場合、1人がアクションを完了したときに、次へ進むか(OR判定)、全員のアクションが完了(確定ボタン押下)したときに次へ進むか(AND判定)を選択できます。
②このアクションが確定された後、設定されている参加者の編集を不可にするか、次のアクションが完了しない間は確定内容を編集可能にするかを選択できます。
③上記設定後、保存します。

実施中のアクション設定の内容を確認する

実施中のアクション設定の内容を確認したい場合、青字のアクション名をクリックします。
「アクション確認」のモーダルで、設定した内容の確認ができます。

03フォームを設計する

フォームを設計する

参加者が入力するフォームは、項目用パーツをドラッグ&ドロップ操作で
配置し設計していきます。


  • パーツの右端にマウスポインタを合わせて←→を表示させるとパーツの幅を調整できます

項目用パーツの種類

以下の豊富な項目用パーツを使い、フォームを設計します。

テキストエリア テキストでデータを入力したい項目に使います。
例:目標内容、評価コメント
ナンバーボックス 数値のデータを入力したい項目に使います。例:ウェイト(配点)
プルダウンリスト プルダウンで選択肢データを入力したい項目に使います。
例:評価ポイント
ラジオボタン 択一の選択肢データを入力したい項目に使います。例:評価ポイント
チェックボックス 複数の選択肢データを入力したい項目に使います。
メッセージ メッセージとしてテキストを表示する時に使います。
ファイルアップロード ファイルを添付したい項目に使います。
例:自己申告用のエクセルファイル
カレンダー 「○年○月○日」という日付データを入力したい項目に使います。
例:面談日
スペースエリア レイアウトの見た目を調整する時に使います。
※データの入力はできません。
計算式 四則演算等の計算結果を表示する項目に使います。
ナンバーボックスやプルダウンリストに入力された数字を計算できます。例:総合評価ポイント
参照タグ PROFILE BOOKに登録されているデータを、参照させて表示する項目に使います。
例:対象者の等級
判定式 条件判定をして結果を表示する項目に使います。
例:評価ポイントが100以上の場合はA、80以上の場合はB、・・・

項目用パーツの詳細

テキストエリア詳細設定画面

①ラベル名を編集できます。

②入力枠に補足説明などを表示させることができます。

※表示されるのは、入力枠が空欄の場合のみです。

③必須項目を指定できます。
※その項目に入力がないとアクションを確定できない場合に設定します。

④入力フォームにラベル名を表示させません。

⑤入力枠の段数と上限文字数を調整できます。

ナンバーボックス詳細設定画面

①ラベル名を編集できます。

②入力枠に補足説明などを表示させることができます。

※表示されるのは、入力枠が空欄の場合のみです。

③数字の単位を入力します。

④必須項目を指定できます。
※その項目に入力がないとアクションを確定できない場合に設定します。

⑤入力フォームにラベル名を表示させません。

プルダウンリスト詳細設定画面

①ラベル名を編集できます。

②選択肢を入力します。選択肢ごとに改行してください。

③必須項目を指定できます。
※その項目に入力がないとアクションを確定できない場合に設定します。

④選択肢の最初に[指定なし]を入れ、未選択の状態にします。

⑤入力フォームにラベル名を表示させません。

ラジオボタン詳細設定画面

①ラベル名を編集できます。

②選択肢を入力します。選択肢ごとに改行してください。

③必須項目を指定できます。
※その項目に入力がないとアクションを確定できない場合に設定します。

④入力フォームにラベル名を表示させません。

プルダウンリスト、ラジオボタンの条件指定

  • 選択肢の後を半角カンマで区切るとその選択肢に対する条件を指定できます。
  • 数値を条件にすれば計算式に組み込むことが可能です。
  • 条件は、入力フォームに表示されません。
  • 例えば、S,5 A,4だとSなら5点、Aなら4点となります。

チェックボックス詳細設定画面

①ラベル名を編集できます。

②選択肢を入力します。選択肢ごとに改行してください。
※チェックボックスでは条件指定ができません。

③必須項目を指定できます。
※その項目に入力がないとアクションを確定できない場合に設定します。

④入力フォームにラベル名を表示させません。

メッセージ詳細設定画面

①メッセージ本文を編集できます。

②文字サイズを3パターン指定できます。

③文字の並びを揃えることができます。

④文字色を3パターン指定できます。

ファイルアップロード&カレンダー詳細設定画面

①ラベル名を編集できます。

②入力枠に補足説明などを表示させることができます。

※表示されるのは、入力枠が空欄の場合のみです。

③必須項目を指定できます。
※その項目に入力がないとアクションを確定できない場合に設定します。

④入力フォームにラベル名を表示させません。

計算式詳細設定画面

①ラベル名を編集できます。

②計算式を入力します。

③入力フォームにラベル名を表示させません。

④数字の単位を入力します。

⑤小数点以下の桁数を指定します。

※指定した桁数以下は四捨五入となります。

⑥文字サイズ、文字色、文字位置を選択できます。

四則演算の入力規則

+ 足し算 [ラベル名]+[ラベル名]
- 引き算 [ラベル名]-[ラベル名]
* 掛け算 [ラベル名]*[ラベル名]
/ 割り算< [ラベル名]/[ラベル名]
数式入力例 ([ラベル名]+[ラベル名])/([ラベル名]*[ラベル名])

SMART REVIEWの計算式に組み込める全ての関数と記入例

SUM関数 SUM([ラベル名],[ラベル名],[ラベル名])
AVERAGE関数 AVERAGE([ラベル名],[ラベル名],[ラベル名])
ROUNDUP関数 ROUNDUP([ラベル名],桁数)
表示する小数点以下の桁数は、数式の桁数より1桁少なく指定してください。
ROUNDDOWN関数 ROUNDDOWN ([ラベル名],桁数)
表示する小数点以下の桁数は、数式の桁数より1桁少なく指定してください。
MAX関数 MAX([ラベル名],[ラベル名],[ラベル名])
IF関数 IF(80<[ラベル名],”OK”,”NG”) ラベル名が80以上だとOK
IF([論理式],”真の場合”,”偽の場合”)
COUNTIF関数 COUNTIF(1<,[ラベル名],[ラベル名],[ラベル名])1以上のラベル名の個数を返します。
COUNTIF(検索条件,範囲)
他イベント参照 [他イベント名][ラベル名]
SMART REVIEWの他イベントの結果を参照できます
例)[2017上期評価][最終評価]

参照タグ詳細設定画面

①ラベル名を編集できます。

②参照タグを入力します。

③入力フォームにラベル名を表示させません。

④文字サイズ、文字色、文字位置を選択できます。

参照タグはPROFILE BOOKの「基本情報」等の、ある項目を参照したい場合に使用します
※参照タグの入力規則
#<基本情報>#<ラベル名>
#<参加者名>#<シート名>#<シートの項目名>

判定式詳細設定画面

①ラベル名を編集できます。

②判定式を入力します。

③入力フォームにラベル名を表示させません。

④文字サイズ、文字色、文字位置を選択できます。

※判定式の入力規則
入力した判定式は、上から順に判定され、最後に合致した値が判定結果となります。
条件 判定式
100点以上ならS [ラベル名]>=100,S
100点未満ならA [ラベル名]<100,A
80点未満ならB [ラベル名]<80,B
60点未満ならC [ラベル名]<60,C
50点未満ならD [ラベル名]<50,D
30点未満ならE [ラベル名]<30,E

例)75点の場合、[ラベル名]<80,Bの判定式に該当し、その下段の「60点未満ならC」には合致しないため、「B」判定となります。

一括操作によるフォーム設計

パーツを選択し、一括で「コピー」「削除」「解除」することができます。

①パーツをクリックします。
②一括で操作したい内容(コピーする、削除する、解除する)を選択します。

  • コピーする:チェックしたパーツを、一括でコピーします。
  • 削除する:チェックしたパーツを、一括で削除します。
  • 解除する:チェックを、パーツから一括で外します。
パーツを一括で複数選択することで、手早くフォームを設計できます。
  1. Shiftキーを押しながら、複数選択したいパーツの、始点と終点をクリックします。
  1. 始点と終点の間のパーツがすべて選択され、青色の枠で囲われます。
  1. チェックしたパーツを「コピーする」「削除する」「解除する」を選択し、保存します。

04権限を設計する

閲覧/編集の権限を設定します。
ワークフロー設計で定義した各参加者のアクションごとに、フォーム設計で設定した項目が、閲覧・編集可能か権限設定を行います。

パーツの権限設定(個別)

パーツに対して、閲覧不可、閲覧可能、編集可能、のいずれかの権限を設定できます。
パーツの歯車ボタンをクリック、権限設定のモーダルで設定します。

パーツの権限設定(一括)

パーツを複数選択して、一括で権限設定できます。
※一度チェックしたパーツは、参加者やアクションで切り替えても右上のチェックしたパーツを「解除する」をクリックしない限り外れません。

「権限設定」画面で参加者とアクションを複数選択することも可能です。

①Ctrlキーを押しながら、複数選択したい該当の「参加者」や「アクション」のボタンをクリックすると、選択した参加者やアクションが青枠で囲まれます。
②①の操作の後、フォームのパーツを選択し、パーツの歯車ボタンから「閲覧不可」「閲覧可能」「編集可能」を選択すると一括で操作することができるので、選択後保存します。

参加者パーツの権限設定

入力画面上では、参加者の顔写真と氏名が表示されます。
参加者の表示を見せない場合は「閲覧不可」、見せる場合は「閲覧可能」、参加者の変更を許可する場合は「編集可能」といった設定をすることができます。

05対象者・参加者を登録する

対象者(評価される人=被評価者)や参加者(評価を行う人=評価者)の設定は、イベントの右上に表示されるメニューアイコンの「対象者設定」「参加者候補設定」より行います。

対象者を選択・設定する

①「対象者設定」をクリックします。
②「対象者設定」画面に切り替わるので、下部に並んでいるメンバーをドラッグアンドドロップで下から上に移動させます。
③同ページ上部にある「対象者の設定を終了する」をクリックし、設定を完了させます。

参加者候補を選択・設定する

①「参加者候補設定」をクリックします。
②「参加者候補設定」画面に切り替わるので、下部に並んでいるメンバーをドラッグアンドドロップで下から上に移動させます。
③同ページ上部にある「参加者候補の設定を終了する」をクリックし、設定を完了させます。

対象者・参加者の組み合わせを設定する

①イベント名、ステータスアイコン、対象者人数、いずれかの部分をクリックすると対象者一覧画面へ推移します。
②対象者一覧画面で、評価者の▼マークを押下し、評価者を設定していきます。
※評価者は「参加者候補設定」て予め設定した参加者候補の中から選択可能です。


  • 左側の評価対象者は「対象者設定」で設定した対象者が表示されます。
  • 参加者欄にある対象者は、ワークフロー設計で参加者として追加したカオナビ規定の参加者(対象者)です。

対象者・参加者の選択と設定、組み合わせを一括で設定する

対象者と参加者の組み合わせは、CSVファイルにより一括で設定できます。
CSVファイルにより一括で設定する場合は「対象者設定」「参加者候補設定」を行わなくても設定できます。

①CSVダウンロードをクリックし、ファイルをダウンロードします。
もし、カオナビの画面上で対象者・参加者設定を行っていた場合、ダウンロードしたCSVには対象者・参加者の社員番号が記載された状態になっています。
②ダウンロードしたCSVファイルに、対象者や評価者の組み合わせを社員番号で指定しアップロードします。
※社員番号のみで、氏名の入力は不要です。

06帳票を登録する

帳票ひな形の作成

SMART REVIEWで入力した評価シートを、対象者ごとにエクセルファイルへ出力できます。
評価面談では紙に印刷したものを使いたい、という時に便利です。
①対象者の基本情報の項目を参照する場合は
#<基本情報>#<●●>と参照させるセルに入力します。
※別途、管理者機能「アクセス管理」で閲覧可能となっている権限の項目のみ出力できます。
閲覧権限のない項目については「***」という表示となります。

②SMART REVIEWの当該イベントから参照する場合は#[●●]と参照させるセルに入力します。

帳票ひな形の登録

帳票ひな形は、メニューアイコンの「帳票登録」で登録できます。
登録できるファイルはエクセルファイルの「xlsx」形式のみとなります。

①イベントの右上に表示されるメニューアイコンの「帳票登録」をクリックします。

②登録したいエクセルファイルをドラッグ&ドロップします。
③保存を押下します。

帳票の一括作成

帳票の一括作成は、メニューアイコンの「帳票作成」で行います。

①イベントの右上に表示されるメニューアイコンの「帳票作成」をクリックします。

②ファイル名形式をいずれか選択し、「作成する」を押下します。
③作成が完了すると、「帳票作成中」から「帳票作成(青字)」に変わります。

帳票の一括出力

帳票の一括出力は、メニューアイコンの「帳票出力」で行います。

①イベントの右上に表示されるメニューアイコンの「帳票出力」をクリックします。

②ファイルがダウンロードされます。

帳票の出力権限の設定

登録した帳票の出力する権限を設定します。

①イベントの右上に表示されるメニューアイコンの「権限設定」をクリックします。

②画面右側にある、帳票DLアイコンの歯車ボタンをクリックします。

③出力権限を設定します。ここでは「閲覧可能」=出力できるとなります。
④右上の保存ボタンを押下します。

07イベントをコピーする

①SMART REVIEWのイベント一覧画面を開きます。コピーしたいイベントにカーソルを合わせ、右上に表示されるメニューアイコンの「イベントコピー」をクリックします。

②「イベントをコピー」というポップアップ画面が表示されるので、イベントタイトルを入力し、保存ボタンをクリックします。

③イベントコピーが完了すると、「イベントコピーが完了しました。」というポップアップが表示され、イベント一覧画面に登録されます。

<イベントコピーされるメニュー>
「イベント編集」「ワークフロー設計」「フォーム設計」 「権限設定」
 
<コピーされないメニュー>
「対象者設定」「参加者候補設定」は再度設定する必要があります

08SMART REVIEW テンプレート機能

評価フォームの作り方、ワークフローの設計方法など、
自社の評価制度を運用するための参考情報としたり、
各社様の用途にあわせてご活用いただけます!

①SMART REVIEWから「テンプレートを確認」をクリックします。

②登録されたテンプレート一覧が表示されます。

参照したいイベントにカーソルを合わせると、「このテンプレートを使用する」「解説を表示」
「プレビュー」が表示されます。

③「解説を表示」をクリックすると、テンプレートの概要や運用例などが表示されます。「閉じる」ボタンで一覧画面に戻ります。

④「プレビュー」をクリックすると、テンプレートのフォーム設計やワークフロー設計画面の内容をご確認いただけます。「閉じる」ボタンで一覧画面に戻ります。

⑤「このテンプレートを使用する」をクリックすると、以下の画面が表示されます。
⑥テンプレートを使用する場合、「実行」ボタンをクリックします。

⑦実行したテンプレートがSMART REVIEWの一覧画面に反映されます。

ご利用には「SMART REVIEW」メニューの利用権限とデータ追加権限を設定する必要があります。

  • 利用権限―管理者機能トップ>アクセス管理>使える機能>1.機能メニュー>SMART REVIEWを「利用可能」にする
  • データ追加権限―管理者機能トップ>アクセス管理>その他の設定>3. データ追加>SMART REVIEWを「作成可」にする

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